إجراء واحد بأدوار ولوائح واضحة للفريق.

يعرف الموظف ما الذي ينبغي فعله ومتى تُعد المهمة مكتملة.

نربط أربعة أجزاء للعملية المختارة. قد تكون تحديث بطاقة أو تجهيز توريدة أو نقل معلومات بين المدير والمستودع؛ أي عملية واحدة ضمن إجراء محدد.

1. 01

   ما الذي يبدأ العمل؟

   الحدث والمهمة الواردة وقائمة البيانات اللازمة. مثل التعديلات المتفق عليها لبطاقة محددة.

   يتضح ما المواد التي يحتاج إليها الموظف للبدء وما الذي يتطلب استيضاحًا.

2. 02

   من ينفذ ومن يوافق؟

   إجراءات المشاركين والقرارات التي تتطلب تأكيدًا. ولكل مرحلة دور محدد.

   لا تبقى المهمة معلقة بين شخصين على افتراض أن الآخر سينفذها.

3. 03

   كيفية تسليم النتيجة

   المعلومات والملفات والتأكيدات التي يتلقاها المشارك التالي ومكان تسجيل التسليم.

   انتقال واضح بين المراحل، لا مجرد رسالة «انتهيت».

4. 04

   كيفية التحقق من الجاهزية

   الفحوص السابقة للإكمال وترتيب الملاحظات والمسائل التي تعاد للموافقة.

   لدى المالك والمنفّذ معيار واحد لقبول العمل.

يعرض هذا المثال بنية لائحة مستقبلية. ونتفق مع فريقك على الأدوار والمواعيد المحددة. ولا يعني إعداد المستند تطبيق الأتمتة أو تدريب جميع الموظفين.